Честный знак и ЕГАИС в кофейне в 2026 году: что обязательно

Честный знак и ЕГАИС это две разные системы. Честный знак (государственная система мониторинга за оборотом маркированных товаров) отслеживает коды на упаковках: воде, молочной продукции, напитках, пиве, чае, кофе и многом другом. ЕГАИС отслеживает алкогольную продукцию, и для пива обе системы связаны между собой. Обязанности кофейни зависят от того, какие товары она покупает и продаёт.

Кофе, чай и какао: что изменилось в 2025-2026 годах

По данным оператора системы маркировки (ЦРПТ), обязательная маркировка для производителей и импортёров вводилась поэтапно:

• с 1 декабря 2025 года для какао;
• с 1 апреля 2026 года для чая, чайных напитков, детского чая и детского какао;
• с 1 июня 2026 года для кофе и цикория.

Продукцию, произведённую или ввезённую до старта маркировки, можно продавать без кодов до конца срока годности. Это значит, что осенью 2026 года на складе кофейни могут одновременно лежать маркированные и немаркированные пачки зерна, и это нормально.

Обязанность наносить коды лежит на производителе и импортёре. Если кофейня сама обжаривает кофе и продаёт его в пачках, она становится производителем и должна маркировать эти пачки. Если продаёт зерно другого обжарщика на полке, эта продажа идёт через кассу со сканированием кода, когда для розничного звена этой товарной группы включены соответствующие требования. Сроки этапов для розницы и общепита правительство вводит отдельно, поэтому проверьте их в личном кабинете Честного знака по товарной группе.

Вода, молочная продукция, соки и напитки

Эти группы маркируются давно, и кофейня встречается с ними каждый день: бутилированная вода в холодильнике, молоко для капучино, йогурты и соки на витрине. Правила маркировки упакованной воды утверждены постановлением Правительства от 31.05.2021 № 841, для каждой другой группы есть своё постановление.

Кофейне важно различать два случая.

• Товар продаётся как есть, в заводской упаковке: бутылка воды, йогурт, сок. Это розничная продажа маркированного товара. Касса сканирует код, а проверку кода через систему выполняет разрешительный режим.
• Товар идёт на приготовление: молоко в капучино, сливки в раф. Порядок учёта таких товаров (какие сведения и когда передавать в систему) установлен правилами маркировки группы для участников оборота вашей категории. Список обязательных операций и дат для вашей точки виден в личном кабинете Честного знака.

Маркированные товары поставщики передают по электронным универсальным передаточным документам с кодами. Кофейне нужен оператор электронного документооборота и подтверждение приёмки в нём, иначе коды так и останутся числиться за поставщиком.

Пиво и слабоалкогольные напитки

Пиво требует одновременно Честного знака и ЕГАИС, и это самая насыщенная обязанностями категория для кофейни.

Кто может продавать

Пиво, пивные напитки, сидр, пуаре и медовуху в розницу и в общепите могут продавать организации и индивидуальные предприниматели (пункт 1 статьи 16 Федерального закона № 171-ФЗ). Крепкий алкоголь, в том числе вино, в общепите продают только организации с лицензией, кроме отдельных исключений для фермерского вина. ИП-кофейня может продавать пиво, но не вино.

ЕГАИС

Организации и предприниматели, которые закупают пиво для розничной продажи, передают в ЕГАИС сведения о закупке (пункт 20 Правил, утверждённых постановлением Правительства от 31.12.2020 № 2466). На практике это подтверждение накладных от поставщика в ЕГАИС через универсальный транспортный модуль и электронную подпись. Индивидуальные предприниматели, которые продают маркированное пиво, в том числе в общепите, сообщают объём закупки и розничной продажи в систему маркировки. Это требование пункта 1 статьи 14 Федерального закона № 171-ФЗ.

Маркировка и разливное пиво

Правила маркировки пива утверждены постановлением Правительства от 30.11.2022 № 2173. По разъяснениям ЦРПТ, с 15 января 2024 года продавец разливного пива сообщает в Честный знак о подключении кеги к оборудованию для розлива. Срок: не позднее следующего дня. Общепит при этом может передавать код товара вместо кода маркировки, а сканировать код при каждой продаже бокала не нужно. Разрешительный режим для разливного пива и слабоалкогольных напитков из кег, по сообщению ЦРПТ, начал работать с 1 апреля 2024 года.

Касса

Пиво подакцизное, поэтому кофейне с пивом нужен фискальный накопитель на 15 месяцев, а не на 36. Подробно в статье о кассе для кофейни.

Что делать кофейне: сводная таблица

Как проверить код самому

Перед тем как поставить товар в холодильник, код можно проверить в бесплатном приложении Честный знак: оно показывает производителя, дату производства, срок годности и статус кода. Если статус «выведен из оборота» или срок годности истёк, касса такой товар не продаст, и лучше вернуть его поставщику сразу при приёмке. Для разливного пива приложение для бизнеса показывает срок годности вскрытой кеги, заявленный производителем. Холодильники для напитков с удобной выкладкой этикеткой к гостю есть в разделе холодильного оборудования.

Что подготовить до открытия

1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись на руководителя или ИП.
2. Зарегистрироваться в Честном знаке и добавить товарные группы, с которыми вы работаете.
3. Подключить оператора ЭДО и попросить поставщиков воды, молока и напитков отправлять документы с кодами.
4. Проверить, что касса и кассовая программа работают с кодами маркировки и разрешительным режимом.
5. Если будет пиво: подключить ЕГАИС (транспортный модуль, подпись), зарегистрировать место продажи, настроить подтверждение накладных и регистрацию кег.
6. Поставить ФН с подходящим сроком и указать при регистрации кассы признак подакцизных товаров, если продаёте пиво.

Частые ошибки

• Не подтверждать приёмку в ЭДО: коды числятся за поставщиком, и на кассе товар не продаётся.
• Продавать воду из холодильника, пробивая её свободной суммой без кода.
• Взять ИП и поставить в меню вино: это продажа алкоголя без права на неё.
• Не регистрировать подключение кеги и узнать об этом из блокировки продаж разливного пива.
• Ориентироваться на статьи 2023-2024 годов: этапы маркировки и проверки на кассе меняются каждые несколько месяцев.
• Не обновлять кассовую программу. Требования разрешительного режима расширяются, и старая версия программы перестаёт проходить проверку кода, а продажи встают в разгар смены.

Маркировка это одна из строк в общем списке требований к кофейне. Санитарные правила разобраны в статье о СанПиН для кофейни, бюджет на кассу и учёт входит в смету из статьи «Сколько стоит открыть кофейню». Для подбора кассы и оборудования под ваш формат можно воспользоваться подбором кофейни под ключ.