Как снизить списания в кофейне и пекарне: чек-лист

Списания это то, что вы записали в акт: просроченное молоко, непроданная выпечка, разбитый стакан. Потери шире: туда же входят перерасход зерна на проливах, молоко, вылитое из питчера, и напитки, которые никто не пробил. Списания видны, потери обнаруживаются только при инвентаризации. Работать нужно с обоими.

Откуда берутся потери

Источник	Как выглядит	Доля от выручки
Выпечка и десерты	не продали к закрытию, вчерашнее продавать нельзя	2-6 % в кофейне, 5-12 % в пекарне
Молоко	остаток в питчере, перегрев, просрочка открытых пачек	1-3 %
Зерно	пробные проливы, удержание кофемолки, ошибки дозировки	0,5-1,5 %
Напитки персоналу и «угощаю»	не пробиваются, не учитываются	0,5-2 %
Переделки	не тот размер, не то молоко, гость вернул	0,3-1 %
Сиропы, альтернативное молоко, топпинги	истёк срок после вскрытия	0,3-1 %

Цифры в таблице ориентировочные. Свои вы узнаете после двух-трёх инвентаризаций по шагам ниже.

Что разрешает и запрещает СанПиН

Некоторые способы «сэкономить» прямо запрещены новым СанПиН 2.3/2.4.4282-26, который действует с 1 сентября 2026 года. По пункту 32 не допускается продавать готовые блюда на следующий день и замораживать нереализованные готовые блюда для продажи в другие дни. Продукция с истёкшим сроком годности подлежит утилизации (пункт 6). Холодные блюда, десерты и напитки на раздаче держат только в охлаждаемой витрине.

Поэтому снижать списания можно только с двух сторон: производить и заказывать меньше лишнего и продавать больше из того, что произведено, в тот же день. Замораживать можно сырьё и полуфабрикаты, если это предусмотрено технологией и условиями хранения, но не остатки готовой выпечки с витрины. Подробно о новых требованиях в статье о СанПиН для кофейни.

Шаг 1. Измерить

Заведите акт списания на каждый день: что, сколько, почему (просрочка, брак, проба, персонал). Электронный в учётной системе или бумажный журнал.
Раз в неделю делайте инвентаризацию зерна, молока, сиропов и выпечки, раз в месяц всего остального.
Сравнивайте фактический расход с расходом по техкартам. Разница и есть потери, которые не попали в акт.
Считайте списания в процентах от выручки по группам: выпечка отдельно, молоко отдельно. Общая цифра ничего не говорит о причине.

Шаг 2. Заказывать и печь по продажам

Основной источник списаний выпечки это заказ «на глаз». Его заменяет простой расчёт по истории продаж.

Берите продажи того же дня недели за последние 3-4 недели, а не вчерашние: понедельник похож на понедельник, а не на воскресенье.
Учитывайте погоду и события: в дождь в Ростове трафик точек навынос падает, в жару растут холодные напитки и падает выпечка.
Выпекайте волнами: утренняя закладка к открытию, вторая к обеду по остаткам, третья к вечеру только при необходимости. Печь из заморозки позволяет это сделать за 20 минут.
Определите «время пустой витрины» для каждой позиции. Круассан, который заканчивается в 19:00 при закрытии в 21:00, это нормально, если рядом есть замена.

Кофейня продаёт круассаны. По средам за последние четыре недели продано 38, 41, 35 и 42 штуки, в среднем 39. Раньше пекли 55 на весь день, к закрытию оставалось 12-16.

Новая схема: 30 к открытию, 12 к 12:30, ещё 6 в 16:00, если к этому времени осталось меньше 5. За день выходит 42-48 штук, остаток к закрытию 2-5. При себестоимости 50 ₽ это экономия около 500 ₽ в день, 15 тыс. ₽ в месяц только на одной позиции.

Шаг 3. Продавать остатки в тот же день

Вечерняя скидка на выпечку и десерты за 1-2 часа до закрытия: лучше продать по себестоимости, чем списать.
Наборы к закрытию: напиток и выпечка по цене напитка.
Сервисы продажи остатков со скидкой: гости забирают набор в последний час работы.
Сэндвичи и салаты собирайте под прогноз утром и в обед, а не на весь день сразу.

Шаг 4. Молоко и бар

Питчеры по размеру напитка: 350 мл для капучино 200-300 мл, 600 мл для двух напитков сразу. В большой питчер бариста наливает лишнее.
Отметка на питчере для каждого размера напитка.
Открытые пачки молока подписывают датой и временем вскрытия, ставят по принципу «первым пришёл, первым ушёл».
Альтернативное молоко покупайте в пачках по 1 л, а не по 2 л: оно хранится после вскрытия 3-5 дней.
Сиропы с коротким сроком после вскрытия держите в меньших бутылках или убирайте из меню, если их берут реже раза в день.
Настраивайте помол утром по весам, а не «на вкус»: каждый лишний пробный пролив это 18 г зерна.

Кофемолка с низким удержанием помола и точным таймером уменьшает потери зерна, об этом в статье о выборе кофемолки.

Ассортимент как источник списаний

Чем длиннее витрина, тем больше списаний: каждая позиция требует минимального запаса, иначе она выглядит пустой. Раз в месяц выгружайте из учёта продажи по позициям и списания по тем же позициям. Если десерт продаётся по три штуки в день, а списывается по две, он не зарабатывает. Его либо убирают, либо готовят в меньшем формате, либо переводят в предзаказ.

Шаг 5. Персонал

Напитки сотрудникам должны пробиваться через кассу, даже бесплатно или со скидкой. Тогда они видны в учёте, и расход по техкартам сходится с фактическим. Хорошо работает лимит: например, два напитка за смену бесплатно, остальные со скидкой 50 %. Переделки тоже пробивают отдельной строкой с причиной: так видно, у какого бариста их больше и что в меню путают.

Шаг 6. Хранение и техника

Часть списаний это сломанный холод. Витрина, которая летом не держит +6 °C на верхней полке, сокращает срок десертов. Холодильник с изношенным уплотнителем двери даёт перепады температуры. Ежедневная запись температуры холодильников, которую требует СанПиН, заодно ловит эти проблемы до того, как испортится товар. В ростовскую жару витрины с принудительным охлаждением работают заметно стабильнее статических, их можно посмотреть в разделе холодильного оборудования.

Для пекарни отдельный инструмент это шкаф шоковой заморозки. Он позволяет готовить тесто и полуфабрикаты впрок по технологии и печь из них небольшими партиями в течение дня. Готовую нераспроданную выпечку в нём замораживать для продажи нельзя, а вот замешивать один раз на несколько дней и не держать лишний сырой запас можно.

Чек-лист закрытия смены

Посчитать остатки выпечки и десертов, внести в акт списания с причиной.
Проверить даты вскрытия молока, сливок, альтернативного молока и сиропов, убрать просроченное.
Записать температуру холодильников и витрины, если в смене были перебои.
Сверить количество проданных напитков по кассе с расходом стаканов: расхождение больше 2-3 % значит, что часть напитков не пробита.
Передать следующей смене заказ на утро с учётом остатков и прогноза.

Мотивация, которая работает

Премия бариста и пекарям за выручку без учёта списаний подталкивает печь и заказывать больше: пустая витрина пугает сильнее, чем списанные круассаны. Если в премию входит и выручка, и доля списаний, например бонус за месяц, в котором списания выпечки ниже 3 %, команда сама начинает считать остатки и предлагать вечерние скидки. Главное, чтобы цель была достижимой и считалась по понятным цифрам из учётной системы, а не по ощущениям управляющего.

Сколько можно сэкономить

Кофейня на 20 мест, выручка 1,26 млн ₽ в месяц. До изменений: выпечка списывается на 5 % выручки (63 тыс. ₽), молоко и бар 2,5 % (31 тыс. ₽), неучтённые напитки персонала и переделки 1,5 % (19 тыс. ₽). Итого 113 тыс. ₽ в месяц.

После перехода на заказ по продажам, вечерних скидок, питчеров по размеру и пробития напитков персонала доли падают до 2 %, 1,2 % и 0,5 %: 25, 15 и 6 тыс. ₽. Итого 46 тыс. ₽. Экономия 67 тыс. ₽ в месяц, около 800 тыс. ₽ в год. Это пример расчёта: точные цифры появятся после ваших инвентаризаций.

Учёт списаний

Списания оформляют актом: дата, наименование, количество, причина, подпись ответственного. На упрощённой системе «доходы минус расходы» стоимость списанных продуктов обычно включают в материальные расходы, но порядок и подтверждающие документы лучше согласовать с бухгалтером. На упрощённой системе «доходы» и патенте списания налог не уменьшают, но учитывать их всё равно нужно, иначе непонятно, куда уходят деньги.

Списания это прямой минус к прибыли, поэтому их долю закладывают в бизнес-план кофейни, а для пекарни в расчёт из статьи «Как открыть пекарню с нуля». Как потери влияют на себестоимость каждой чашки, разобрано в статье о себестоимости кофе.

Как снизить потери и списания в кофейне и пекарне