Нужна ли касса кофейне: 54-ФЗ, фискальный накопитель, самообслуживание

Порядок применения касс задаёт Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Его основное правило: касса из реестра применяется в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при расчётах, кроме случаев, которые прямо установлены законом (пункт 1 статьи 1.2). Расчётом считается приём оплаты наличными, картой, по QR-коду и любым другим способом.

Есть ли исключения для кофейни

Список видов деятельности, где можно работать без кассы, приведён в статье 2 закона. Общепита в нём нет. Единственное исключение, связанное с питанием, касается питания учеников и работников общеобразовательных школ во время учебных занятий. Обычная кофейня, островок с кофе навынос, пекарня с продажей выпечки и киоск у остановки кассу применяют.

Нет и исключения для маленького оборота или для ИП без работников. Патент и упрощённая система не освобождают от кассы, они влияют только на то, какой фискальный накопитель можно поставить.

Что входит в кассу

• Кассовый аппарат из реестра ФНС: смарт-терминал с экраном и принтером чеков, фискальный регистратор с компьютером или POS-моноблоком.
• Фискальный накопитель (ФН): блок памяти с ключом, который подписывает каждый чек. Срок у него ограничен. Потом его меняют.
• Договор с оператором фискальных данных (ОФД): через него чеки уходят в налоговую.
• Регистрация кассы в налоговой через личный кабинет на сайте ФНС с электронной подписью.
• Кассовая программа или учётная система общепита: меню, модификаторы, техкарты, списание ингредиентов при продаже.

Какой фискальный накопитель нужен

Срок ФН задаёт пункт 6 статьи 4.1 закона. Накопитель со сроком ключа не менее 36 месяцев применяют пользователи, которые оказывают услуги, а также те, кто работает на упрощённой системе, едином сельхозналоге или патенте. Общепит относится к услугам, поэтому большинству кофеен на упрощённой системе или патенте подходит ФН на 36 месяцев.

На тех, кто торгует подакцизными товарами, это правило не действует. Для кофейни это прежде всего пиво. Сахаросодержащие напитки по подпункту 23 пункта 1 статьи 181 НК РФ тоже подакцизные. Если в холодильнике стоит газировка с сахаром, срок ФН обсудите с бухгалтером. В этих случаях ставят ФН со сроком меньше 36 месяцев, на практике на 15 месяцев. Закон также разрешает ФН сроком 13-36 месяцев при сезонной работе и при совмещении упрощённой системы или патента с общей системой.

Чек в общепите

Чек выдают на бумаге или отправляют электронный на телефон или почту, если гость дал их до оплаты (пункт 2 статьи 1.2). Для общепита в законе есть отдельная норма. Когда гость рассчитывается за услуги общественного питания лично, кассир после его согласия оплатить печатает чек и выдаёт его до момента расчёта. Такой чек подтверждает предстоящий приём денег (пункт 5.11 статьи 1.2). Это позволяет, например, принести гостю чек к столу вместе со счётом.

Если вы продаёте маркированные товары (воду, молочную продукцию, пиво в бутылках), при продаже касса считывает код маркировки и проверяет его через систему Честный знак. Подробно в статье о Честном знаке и ЕГАИС в кофейне.

Кофейня самообслуживания и автоматы

Автомат с кофе тоже принимает деньги, и на него распространяется закон о кассах: в статье 1.2 он называется автоматическим устройством для расчётов. Для таких устройств есть послабления, но не отмена кассы.

• Если товар выдаёт сам автомат, бумажный чек можно не печатать. Условие одно: покупатель не оставил телефон или почту. Кассу при этом можно ставить вне корпуса автомата (подпункт 2 пункта 5.1 статьи 1.2). Исключение не действует для подакцизной продукции, кроме сахаросодержащих напитков, и для технически сложных товаров.
• Условия применения этого послабления, в том числе информация на корпусе автомата, перечислены в пункте 5.2 той же статьи.
• Кофейня самообслуживания с суперавтоматом и отдельным терминалом оплаты это всё равно расчёт через кассу, просто без кассира.

Формат самообслуживания с цифрами разобран в статье «Кофе с собой как бизнес».

Штрафы

Ответственность установлена статьёй 14.5 КоАП РФ. Индивидуальный предприниматель отвечает как должностное лицо.

От штрафа по частям 2, 4 и 6 можно освободиться. Для этого по примечанию к статье 14.5 нужно добровольно сообщить о нарушении в налоговую до того, как его выявят, и исправить его, например пробить чек коррекции.

Как выбрать кассу для кофейни

• Скорость: в утренний пик кассир пробивает чек за 5-10 секунд. Нужны быстрые кнопки и меню с модификаторами (размер, молоко, сироп).
• Учёт: продажа капучино должна списывать со склада зерно, молоко, стакан и крышку по техкарте. Это основа для контроля себестоимости и списаний.
• Маркировка: касса и программа должны работать с кодами Честного знака и разрешительным режимом, если продаёте воду, молочную продукцию в упаковке или пиво.
• Эквайринг и QR-оплата: терминал, интегрированный с кассой, чтобы сумма не вбивалась дважды.
• Офлайн-работа: касса должна продолжать пробивать чеки при пропаже интернета и отправить их позже.
• Второй экран для гостя и печать заказа на бар, если кассир и бариста разные люди.

Частые вопросы

Можно ли принимать оплату переводом на карту

Перевод на карту за кофе это тоже расчёт, и по нему нужен чек. Принимать деньги переводом на личную карту без кассы значит работать без кассы со всеми штрафами из таблицы выше. Если гостям удобна оплата по QR-коду, подключите её через банк так, чтобы касса пробивала чек автоматически.

Что делать, если касса не работала

Если касса сломалась или пропал интернет, кассовая программа обычно продолжает работать офлайн и отправит чеки позже. Если же расчёты прошли совсем без чеков, после восстановления пробивают чек коррекции на всю сумму. Сделать это нужно до того, как налоговая сама выявит нарушение: тогда действует освобождение по примечанию к статье 14.5.

Нужна ли касса на летней веранде

Если веранда относится к той же кофейне и гости платят на той же кассе, отдельная касса не нужна. Если на веранде отдельная стойка с оплатой, ей нужна своя касса или переносной кассовый терминал, зарегистрированный по этому адресу.

Одна касса на две точки

Касса регистрируется с адресом и местом установки. Для второй точки, даже в соседнем доме, нужна своя касса или перерегистрация. Учётная система при этом может быть общей, и это удобно для сравнения точек.

Порядок запуска

1. Выберите кассу из реестра ФНС и ФН с нужным сроком.
2. Заключите договор с ОФД.
3. Зарегистрируйте кассу в личном кабинете на сайте ФНС с электронной подписью, укажите адрес установки и признаки применения (общепит, подакцизные товары, если есть).
4. Настройте меню, техкарты и склад в учётной программе.
5. Если продаёте маркированные товары, зарегистрируйтесь в Честном знаке и подключите кассу к разрешительному режиму.
6. Пробейте тестовый чек и проверьте, что он появился в личном кабинете ОФД.

Касса это одна из строк сметы открытия, полная смета в статье «Сколько стоит открыть кофейню», санитарные требования в статье о СанПиН для кофейни.